Whistleblower Systém INIS

Dodržování zákonných předpisů, interních pravidel a zásad stanovených v našem Etickém kodexu a Etickém kodexu pro obchodní partnery má pro společnost INIS International Insurance Service s.r.o. („Společnost") nejvyšší prioritu. Úspěch naší společnosti je založen na integritě a dodržování předpisů. Pro splnění těchto norem je důležité dozvědět se o potenciálním pochybení zaměstnanců nebo dodavatelů a zastavit je. Proto jsme pověřili Ústřední vyšetřovací kancelář, aby naším jménem provozoval nezávislý, nestranný a důvěrný systém pro oznamovatele - Skupinový Whistleblower systém.

Vedle Skupinového Whistleblower Systému jsme pro odhalování možného protiprávního jednání vytvořili i Vnitřní oznamovací systém v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů („Zákon") postavený na důvěrnosti a nestrannosti posuzování každého oznámení.

Platí, že máte i nadále možnost hlásit podezření na porušení předpisů buďto do (i) Skupinového (oznamovacího) Whistleblower Systému zajišťovaného v rámci skupiny Volkswagen, nebo do (ii) Vnitřního oznamovacího (whistleblower) systému, který tvoří kanály a příslušná osoba na úrovni naší Společnosti. Oba tyto systémy společně tvoří Náš Whistleblower systém.

Klíčovým pilířem našeho Whistleblower systému je zásada procesní spravedlnosti. Zaručuje také nejvyšší možnou ochranu oznamovatelů, obviněných osob a zaměstnanců přispívajících k vyšetřování nahlášeného pochybení. 

To zahrnuje také možnost anonymních hlášení a komunikace. Ujišťujeme vás, že nebudeme podnikat žádné kroky k identifikaci anonymních oznamovatelů, kteří nezneužívají náš Whistleblower systém.

Odvetná opatření vůči oznamovatelům a všem osobám, které přispívají k vyšetřování nebudou tolerována. Obviněné osoby jsou považovány za nevinné, dokud není porušení prokázáno. Vyšetřování bude prováděno s maximální důvěrností. Informace budou zpracovány spravedlivým, rychlým a zabezpečeným procesem.

Kvalifikovaní a zkušení kolegové z Vyšetřovací kanceláře důkladně prověřují každé oznámení učiněné prostřednictvím Skupinového Whistleblower systému z hlediska potenciálního pochybení zaměstnance koncernu Volkswagen a systematicky se jím zabývají. Nejprve obdržíte potvrzení o přijetí. Vyšetřovací kancelář poté posoudí Vaše oznámení. To zahrnuje shromáždění faktů zejména od oznamovatele. Pouze pokud toto počáteční vyhodnocení prokáže důvodné podezření na porušení předpisů, bude zahájeno vyšetřování specializovaným Vyšetřovacím útvarem. Následně budou výsledky šetření vyhodnoceny Vyšetřovací kanceláři a budou doporučena vhodná opatření. Informace o aktuálním stavu* a výsledku řízení Vám budou sděleny bez zbytečného odkladu.

Potenciální porušení Etického kodexu pro obchodní partnery ze strany dodavatelů, včetně závažných rizik a porušování lidských práv a životního prostředí ze strany přímých a nepřímých dodavatelů, lze rovněž nahlásit Vyšetřovací kanceláři - stejně jako hlášení, která jinak vyžadují okamžitá opatření. Vyšetřovací kancelář bude informovat odpovědné útvary, které záležitost odpovídajícím způsobem zpracují. To zahrnuje zejména přijetí nezbytných opatření k minimalizaci nebo ukončení porušování a/nebo rizika.

Další informace o procesních zásadách při zpracovávání stížností najdete zde.

* Doba zpracování se liší v závislosti na předmětu oznámení.

Stížnost na produkty nebo služby našemu zákaznickému servisu

V případě stížností nebo zpětné vazby týkající se služeb poskytovaných společnosti INIS International Insurance Service s.r.o nebo našich obchodních partnerů kontaktujte nás prosím emailem na adrese: INIS@skoda-auto.cz, telefonicky: 326 831 128, případně poštou na adrese: tř. Václava Klementa 869, 293 01 Mladá Boleslav.

Uvědomte si prosím, že z důvodu odpovědnosti nebudeme moci vaši stížnost na produkty nebo služby podanou prostřednictvím Whistleblower systému postoupit ani podniknout žádné další kroky.

Skupinový Whistleblower Systém nabízí různé kanály pro hlášení potenciálního pochybení zaměstnanců společnosti, porušení Etického kodexu pro obchodní partnery nebo vážných rizik a porušování lidských práv a životního prostředí v našem dodavatelském řetězci.

Tím samozřejmě není dotčeno zákonné právo kontaktovat příslušné orgány státní moci.

(Anonymní) Online kanál pro oznamování

Máte možnost využít webovou komunikační platformu SpeakUp pro kontaktování Vyšetřovací kanceláře, a to ve více než 65 jazycích. Tento systém je důvěrný, technicky zabezpečený a umožňuje podávat hlášení anonymně.

K online kanálu pro hlášení se dostanete prostřednictvím následujícího odkazu: https://goto.speakup.report/vwfs

24/7 Horká linka

Hlasovou zprávu nám můžete zanechat telefonicky 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
Po zadání telefonního čísla pro Českou republiku: 800 050 833 budete vyzváni k zadání kódu organizace (VWFS - 122322). Poté můžete oznámení odeslat jako hlasový záznam. Vyšetřovací úřad obdrží pouze písemný přepis. Můžete se kdykoli vrátit a poslechnout si odpověď nebo další otázky našeho týmu.

Organizační kód pro VWFS: 122322

Aplikace Speak Up App

Můžete si také stáhnout aplikaci Speak Up "SpeakUp - Listen for a change" od People Intouch (pouze pro osobní zařízení) a získat přístup k zabezpečenému systému hlášení. Prostřednictvím této aplikace můžete podat své hlášení písemně nebo zanechat hlasovou zprávu (rovněž i anonymně). Budete potřebovat kód organizace 122322. Přihlaste se zpět a podívejte se na odpověď našeho týmu nebo odpovězte na další otázky. Pro stažení aplikace můžete také naskenovat QR kód:

Koncern Volkswagen jmenoval externí právníky, aby jednali jako veřejní ochránci práv. Poskytují poradenství ve Whistleblower systému nebo zajišťují, aby oznámení od oznamovatelů byla v případě potřeby anonymně předána vyšetřovací kanceláři. 

Všechny informace jsou považovány za důvěrné a oznamovatel se může rozhodnout, zda si přeje chránit svou identitu vůči Skupině. Ombudsmani jmenovaní koncernem zajišťují, aby oznámení od oznamovatelů, kteří si nepřejí být společností identifikováni, byla Vyšetřovací kanceláři předávána anonymně.

Pokud se chcete obrátit na ombudsmany, najdete jejich kontaktní údaje zde: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/

S dotazy nebo návrhy na zlepšení týkajícími se Skupinového Whistleblower systému se můžete obracet na Vyšetřovací kancelář.

Kromě toho lze ve všech záležitostech týkajících se Našeho Whistleblower systému kontaktovat také našeho místního Whistleblower Officera Společnosti: marketa.sturalova.holcova@skoda-auto.cz, tel.: +420 731 093 035.

Externí oznamovací systém

Oznámení vymezená v Zákoně o ochraně oznamovatelů lze učinit i prostřednictvím externího oznamovacího systému zřízeného Ministerstvem spravedlnosti ČR, viz: https://oznamovatel.justice.cz.

Kdo může podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému?

Podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému můžou pracovníci Společnosti a členové řídících a statutárních orgánů. Společnost v souladu se Zákonem vyloučila z možnosti využívat vnitřní oznamovací systém osoby, které pro Společnost nevykonávají práci a jinou obdobnou činnost.

K čemu vnitřní oznamovací systém slouží?

Pracovníci Společnosti a členové řídících a statutárních orgánů mohou prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému oznámit podezření na porušení právních předpisů uvedených v Zákoně.

Oznámením a oznamovatelům vymezeným v Zákoně jsou garantována práva vyplývající ze Zákona, zejména ochrana jejich totožnosti a ochrana před odvetnými opatřeními. Všechna oznámení jsou řešena důvěrně, nestranně a o výsledcích prověřování je oznamovatel vyrozuměn, pokud s námi zůstane v kontaktu.

Jak oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému učinit?

Jak bude nakládáno s osobními údaji?

Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. O přijatých oznámeních vedeme evidenci v rozsahu: (a) datum přijetí oznámení; (b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy; (c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li totožnost známa; (d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení nebo posouzení oznámení příslušnou osobou a výsledek posouzení. Obdržená oznámení jsou uchovávána po dobu 5 let od jejich přijetí.

Do evidence mají přístup v případě oznámeních podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušné osoby.

Co by mělo oznámení obsahovat?

Oznamovatel uvede při podání oznámení všechny informace, které mohou přispět k rychlému a efektivnímu prověření oznámení a připojí k oznámení dokumenty, které se události týkají, pokud je má k dispozici.

Mezi základní podrobnosti oznámení patří:

§  údaje o jménu, příjmení a datu narození, ledaže chce oznamovatel zůstat anonymní;

§  podrobný popis porušení právních předpisů;

§  doba nebo období, během kterého k porušení došlo;

§  přesné místo (pobočka, sídlo, adresa, město, stát), kde k porušení došlo;

§  identifikace osob včetně jejich pracovního zařazení, popř. organizací, které jsou podle oznamovatele do jednání zapojené a identifikace osob včetně jejich pracovního zařazení, o kterých má oznamovatel důvodné podezření, že o porušení ví;

§  jak se oznamovatel o porušení dozvěděl;

§  identifikace osob, včetně jejich pracovního zařazení, a organizací, které oznamovatel o porušení již informoval;

§  informace nebo dokumenty, které by mohly prokázat tvrzené porušení;

§  je-li to možné uvést, jakým způsobem by mohlo být oznámení nejlepším způsobem vyřešeno. 

Jak je oznamovatel chráněn?

Oznamovatel má nárok, kromě obecné občanskoprávní, trestněprávní a správněprávní ochrany, na ochranu podle Zákona o ochraně oznamovatele a vnitřních pravidel Společnosti. Tato ochrana může zahrnovat: 

1. ochranu identity;
2. ochranu před odvetnými opatřeními;
3. odškodnění nemajetkové újmy, jak vyplývá z právních předpisů.