Whistleblower Systém

Whistleblower Systém

Vítejte na domovské stránce Whistleblower Systému koncernu Volkswagen

Společnost ŠkoFIN s.r.o. („Společnost") je postavená na respektu k dodržování právních předpisů a na vysokých etických a morálních hodnotách. Protiprávní či neetické jednání je pro nás nepřijatelné. Ve snaze mu efektivně předcházet je centrální compliance tým společnosti Volkswagen Financial Services AG i lokální compliance tým připraven přijímat jakékoli Vaše podněty. Vedle skupinového oznamovacího systému „Whistleblower Systém" jsme pro odhalování možného protiprávního jednání vytvořili i vnitřní oznamovací systém v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů („Zákon") postavený na důvěrnosti a nestrannosti posuzování každého oznámení.

Platí, že máte i nadále možnost hlásit podezření na porušení předpisů buďto do (i) skupinového oznamovacího systému Whistleblower Systém zajišťovaného v rámci skupiny Volkswagen, nebo do (ii) vnitřního oznamovacího systému, který tvoří kanály a příslušná osoba na úrovni naše Společnosti.

Oba Whistleblower Systémy zaručují oznamovatelům, osobám podezřelým z porušení předpisů a zaměstnancům, kteří se podílejí na vyšetřování oznámeného pochybení, co největší možnou ochranu. V průběhu celého vyšetřovacího procesu se zachovává přísná důvěrnost a mlčenlivost. Informace budou přezkoumány spravedlivě, rychle a citlivým způsobem.

To zahrnuje také umožnění anonymního oznámení a anonymní komunikace. Nebudeme provádět žádné kroky k identifikaci anonymních oznamovatelů, kteří nezneužívají náš Whistleblower systém. Odvetná opatření vůči oznamovatelům a všem osobám, které přispějí k vyšetřování, nebudou tolerována. Podezřelé osoby jsou považovány za nevinné, dokud se porušení neprokáže.

Máte dotaz nebo zpětnou vazbu k produktu nebo službě VW FS?

Máte-li jakékoli dotazy nebo připomínky ke své smlouvě nebo jiným službám společnosti VW FS nebo našich obchodních partnerů (např. prodejců, servisů), kontaktujte nás prosím prostřednictvím kontaktního formuláře: Kontakty | Volkswagen Financial Services (vwfs.cz) nebo využijte klientský portál: Klientský portál MojeVWFS | Volkswagen Financial Services.

Případné stížnosti můžete řešit prostřednictvím reklamačního formuláře, který naleznete zde: Reklamační řád (vwfs.cz).

Skupinový oznamovací systém

Nadále je Vám k dispozici rovněž skupinový whistleblower systém společný pro celý koncern Volkswagen. Podrobnosti o způsobech podání oznámení a jejich zpracování viz níže. 

 

Jak zpracováváme Vaše oznámení přijatá prostřednictvím skupinového whistleblower systému?

Kvalifikovaní a zkušení kolegové z Vyšetřovací kanceláře prověřují každé oznámení z hlediska potenciálního pochybení zaměstnance koncernu Volkswagen a důkladně se jím zabývají. Nejprve obdržíte potvrzení o přijetí. Vyšetřovací kancelář poté posoudí Vaše oznámení. To zahrnuje shromáždění faktů zejména od oznamovatele. Pouze pokud toto počáteční vyhodnocení prokáže důvodné podezření na porušení předpisů, bude zahájeno vyšetřování specializovanou Vyšetřovací jednotkou. Následně budou výsledky šetření vyhodnoceny Vyšetřovací kanceláři a budou doporučena vhodná opatření. Informace o aktuálním stavu* a výsledku řízení Vám budou sděleny bez zbytečného odkladu.

Potenciální porušení Kodexu chování pro obchodní partnery ze strany dodavatelů, včetně závažných rizik a porušování lidských práv a životního prostředí ze strany přímých a nepřímých dodavatelů, lze rovněž nahlásit Vyšetřovací kanceláři - stejně jako hlášení, která jinak vyžadují okamžitá opatření. Vyšetřovací kancelář bude informovat odpovědné útvary, které záležitost odpovídajícím způsobem zpracují. To zahrnuje zejména přijetí nezbytných opatření k minimalizaci nebo ukončení porušování a/nebo rizika.

Další informace o procesních zásadách koncernu Volkswagen při zpracovávání stížností najdete zde.

* Doba zpracování se liší v závislosti na předmětu oznámení.

Zaslání oznámení prostřednictvím Whistleblower Systému

Jak mohu zaslat oznámení?

Je důležité, aby informace obsažené v oznámení, které předkládáte Vyšetřovací kanceláři, byly co nejkonkrétnější, aby mohly být náležitě zpracovány a prošetřeny. Je užitečné, pokud Vaše oznámení bude zahrnovat odpovědi na následujících pět otázek:

  • Kdo?
  • Co?
  • Kdy?
  • Jak?
  • Kde?

Ujistěte se, že popisům obsaženým ve Vaší zprávě snadno porozumí i osoby, které nejsou odborníky ve Vašem oboru. Bylo by užitečné, budete-li k dispozici pro zodpovězení dalších otázek. Pokud byste byli ochotni tak učinit, ale přejete si zůstat pro společnost v anonymitě, obraťte se, prosím, na ombudsmany, abyste mohli své oznámení učinit.

Tím však není dotčeno zákonné právo kontaktovat příslušné orgány.

 

Kam mám zaslat své oznámení?

Existuje mnoho způsobů, jak koncernu Volkswagen zaslat oznámení – v kterékoli době, všemi kanály a vždy při zachování anonymity.

 

24/7 Horká linka

Oznámení můžete kdykoli podat na mezinárodním bezplatném čísle: +800 444 46300 *

Pokud místní telefonní operátor nepodporuje bezplatnou službu, můžete zavolat na následující zpoplatněné číslo: +49 5361 946300.

* V závislosti na zemi, ze které voláte, je možné, že mezinárodní bezplatná linka nebude k dispozici, protože někteří poskytovatelé telefonních sítí tuto službu nepodporují. V takovém případě použijte nabízené zpoplatněné číslo nebo číslo specifické pro Vaši zemi.

Čísla pro jednotlivé země

Země

Bezplatné číslo

Místní zpoplatněné číslo

Brazil

0800-5912743

021-23911381

Mexico

001-800-4610242

0155-71000355

Slovak Republic

0800-002576

02-33325602

USA

833-6571574

908-2198092

South Africa

0800-994983

021-1003533

Malaysia

1-800-819523

0154-600099

Argentina

0800-6662992

011-52528632

Germany

0800 444 46300

05361-946300

(Anonymní) Online kanál pro oznamování

Máte možnost využít webovou komunikační platformu Úvod (bkms-system.com) pro kontaktování Vyšetřovací kanceláře, a to v mnoha jazycích. Tento systém je důvěrný a technicky zabezpečený.

Důležité upozornění: I v případě, že Váš preferovaný jazyk není v kanálu pro hlášení nabízen, můžete k odeslání hlášení použít jakýkoli jazyk. Centrální vyšetřovací kancelář můžete kontaktovat v jakémkoli jazyce také prostřednictvím e-mailu nebo pošty.

Kontakt na Vyšetřovací kancelář (e-mail, poštovní adresa, osobně)

Ústřední vyšetřovací kancelář společnosti Volkswagen AG

Schůzku si prosím domluvte předem na e-mailové adrese: io@volkswagen.de.

E-mail: io@volkswagen.de
Poštovní adresa: Volkswagen AG, Central Investigation Office
Mailbox 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg, Germany
Osobně: Schůzku si prosím domluvte předem na e-mailové adrese: io@volkswagen.de.

Kontaktní místo Whistleblower Systému Volkswagen Financial Services AG

E-mail:
indication@vwfs.com
Tel: +49-531-212-899785

Poštovní adresa:
Contact Point Whistleblower System ED-ELC
Gifhorner Straße 57
38112 Braunschweig
Germany

Ombudsmani koncernu Volkswagen

"Ombudsman" je termín převzatý ze švédského výrazu pro prostředníka nebo právního zástupce. Dr. Rainer Buchert a Dr. Caroline Jacob, externí ombudsmani jmenovaní koncernem Volkswagen, působí jako zvláštní poradci, kteří přijímají oznámení o možném porušení zákonných nebo interních předpisů nebo o jiném druhu škodlivého jednání v koncernu a přezkoumávají je z hlediska věrohodnosti a podloženosti. V případě potřeby a pokud je totožnost oznamovatele známa, konzultují je s oznamovatelem. Nakonec předávají všechny informace, které byly s oznamovatelem dohodnuty, Centrální vyšetřovací kanceláři k dalšímu zpracování.

Všechny informace jsou považovány za důvěrné a oznamovatel se může rozhodnout, zda si přeje chránit svou identitu vůči Skupině. Ombudsmani jmenovaní Skupinou zajišťují, aby oznámení od oznamovatelů, kteří si nepřejí být společností identifikováni, byla Vyšetřovací kanceláři předávána anonymně.

Pokud se chcete obrátit na ombudsmany, najdete jeho kontaktní údaje na této domovské stránce: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/.

Vnitřní oznamovací systém

Kdo může podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému?

Podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému můžou pracovníci Společnosti a členové řídících a statutárních orgánů. Společnost v souladu se Zákonem vyloučila z možnosti využívat vnitřní oznamovací systém osoby, které pro Společnost nevykonávají práci a jinou obdobnou činnost.

 

K čemu vnitřní oznamovací systém slouží?

Pracovníci Společnosti a členové řídících a statutárních orgánů mohou prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému oznámit podezření na porušení právních předpisů uvedených v Zákoně.

Oznámením a oznamovatelům vymezeným v Zákoně jsou garantována práva vyplývající ze Zákona, zejména ochrana jejich totožnosti a ochrana před odvetnými opatřeními. Všechna oznámení jsou řešena důvěrně, nestranně a o výsledcích prověřování je oznamovatel vyrozuměn, pokud s námi zůstane v kontaktu.

 

Jak oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému učinit?

Emailem

vwfs.wl@vwfs-wb.cz

Telefonní linka

Zavolejte na telefonní číslo: +420 227 777 225.

Osobní oznámení

Příslušné osoby můžete za účelem sjednání schůzky kontaktovat:

 

Whistleblower Officer: 

Barborak.Vaclav@vwfs.cz; tel: 605 824 477

 

Whistleblower Deputy:

lukac.marek@vwfs.cz; tel: 737 231 799

Externí oznamovací systém

Oznámení vymezená v Zákoně lze učinit i prostřednictvím externího oznamovacího systému zřízeného Ministerstvem spravedlnosti ČR, viz: https://oznamovatel.justice.cz.

Jak bude nakládáno s osobními údaji?

Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. O přijatých oznámeních vedeme evidenci v rozsahu: (a) datum přijetí oznámení; (b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy; (c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li totožnost známa; (d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení nebo posouzení oznámení příslušnou osobou a výsledek posouzení. Obdržená oznámení jsou uchovávána po dobu 5 let od jejich přijetí.

Do evidence mají přístup v případě oznámeních podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušné osoby.

 

Co by mělo oznámení obsahovat?

Oznamovatel uvede při podání oznámení všechny informace, které mohou přispět k rychlému a efektivnímu prověření oznámení a připojí k oznámení dokumenty, které se události týkají, pokud je má k dispozici.

Mezi základní podrobnosti oznámení patří:

§  údaje o jménu, příjmení a datu narození, ledaže chce oznamovatel zůstat anonymní;

§  podrobný popis porušení právních předpisů;

§  doba nebo období, během kterého k porušení došlo;

§  přesné místo (pobočka, sídlo, adresa, město, stát), kde k porušení došlo;

§  identifikace osob včetně jejich pracovního zařazení, popř. organizací, které jsou podle oznamovatele do jednání zapojené a identifikace osob včetně jejich pracovního zařazení, o kterých má oznamovatel důvodné podezření, že o porušení ví;

§  jak se oznamovatel o porušení dozvěděl;

§  identifikace osob, včetně jejich pracovního zařazení, a organizací, které oznamovatel o porušení již informoval;

§  informace nebo dokumenty, které by mohly prokázat tvrzené porušení;

§  je-li to možné uvést, jakým způsobem by mohlo být oznámení nejlepším způsobem vyřešeno. 

 

 

Jak je oznamovatel chráněn?

 

Oznamovatel má nárok, kromě obecné občanskoprávní, trestněprávní a správněprávní ochrany, na ochranu podle Zákona o ochraně oznamovatele a vnitřních pravidel Společnosti. Tato ochrana může zahrnovat: 

  1. ochranu identity;
  2. ochranu před odvetnými opatřeními;
  3. odškodnění nemajetkové újmy, jak vyplývá z právních předpisů.