Zásady zpracování osobních údajů Volkswagen Financial Services pro sjednávání pojištění

(dále jen „Zásady“)

1. Úvodní informace

(1)    Společnost ŠkoFIN s.r.o., se sídlem na adrese Pekařská 635/6, Jinonice, 155 00 Praha 5, IČO: 45805369 (dále jen „Společnost“) při zprostředkování pojištění zpracovává osobní údaje osob majících zájem na sjednání pojištění (dále jen „Pojistník“) a dalších fyzických osob, které se účastní pojistného vztahu (pojištění, držitel/provozovatel vozidla, vlastník vozidla a další). Pojistník je klientem Společnosti a současně i klientem spolupracující pojišťovny, jejíž služby Společnost zprostředkovává (dále jen „Pojišťovna“). Společnost, jakožto pojišťovací zprostředkovatel (konkrétně pojišťovací agent), uzavírá s Pojistníkem jménem a na účet Pojišťovny pojistnou smlouvu (dále jen „Smlouva“). Za Pojistníka se pro účely těchto Zásad považuje také každá osoba, která se Společností vstupuje do jednání za účelem sjednání pojištění nebo v souvislosti se zprostředkováním uzavření Smlouvy. Pojistník a další osoby, které se účastní pojistného vztahu, jsou dále pro účely těchto Zásad jednotně označovány jako „Klient“. Společnost taktéž zpracovává osobní údaje osob, které mohou být potencionálními klienty Společnosti, nebo pouze návštěvníků internetových stránek www.vwfs.cz (souhrnně pouze „Subjekty údajů“).

(2)    Společnost zpracovává osobní údaje Subjektů údajů především v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“) a dalšími navazujícími či prováděcími předpisů v oblasti ochrany osobních údajů. Pokud Společnost zpracovává rodné číslo nebo vyžaduje-li souhlas se zpracováním rodného čísla, děje se tak v souladu se zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů. Ke zpracování osobních údajů dochází na základě souhlasu Klienta či jiných Subjektů údajů, ledaže jde o zpracování, ke kterému právní předpisy souhlas nevyžadují a umožňují zpracování na základě jiného právního důvodu (typicky plnění smlouvy se Společností, plnění právní povinnosti, zpracování nezbytné pro účely oprávněného zájmu apod.).

(3)    Souhlas s jednotlivými činnostmi zpracování osobních údajů může Klient či jiný Subjekt údajů udělit několika způsoby v různých situacích a časových okamžicích, typicky:

       -         při sjednávání Smlouvy s Pojišťovnou, resp. při zprostředkování uzavření Smlouvy prostřednictvím Společnosti v rámci dokumentu „Informace o pojišťovacím zprostředkovateli“; k tomuto může docházet také prostřednictvím obchodníka spolupracujícího se Společností;

       -         při žádosti o přípravu kalkulace či nabídky před uzavřením Smlouvy; nebo

       -         při vyplňování kteréhokoliv formuláře na internetových stránkách www.vwfs.cz.

(4)    Podle žádného obecně závazného právního předpisu není Klient či jiný Subjekt údajů povinen poskytnout Společnosti své osobní údaje ani svůj souhlas s jejich zpracováním. Subjekt údajů nemusí udělit svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, poskytnutí svých osobních údajů může kdykoliv odmítnout a již udělený souhlas může kdykoliv odvolat. Poskytne-li Subjekt údajů své osobní údaje Společnosti, činí tak zcela dobrovolně. Pokud však Subjekt údajů své osobní údaje nebo souhlas s jejich zpracováním Společnosti neposkytne, může to mít za následek, že Společnost nebude tomuto Subjektu údajů schopna sjednat pojištění či zprostředkovat uzavření Smlouvy, není-li u konkrétního souhlasu uvedeno jinak. Neposkytnutí či odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů může mít případné další následky, které jsou Subjektu údajů připomínány při obstarávání jeho jednotlivých souhlasů.

(5)   Poskytne-li Subjekt údajů Společnosti v souvislosti se sjednáváním pojištění či v jiné souvislosti osobní údaje třetích osob, zaručuje se tento Subjekt údajů, že předem získal od těchto třetích osob souhlas (který splňuje veškeré náležitosti platného souhlasu dle platných a účinných právních předpisů, zejména je svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný) s poskytnutím jejich osobních údajů Společnosti a s jejich následným zpracováním Společností pro účely stanovené v těchto Zásadách. Na výzvu Společnosti je Subjekt údajů, který poskytl Společnosti osobní údaje třetích osob, povinen doložit Společnosti získání souhlasu od těchto třetích osob.

2. Informace o zpracování osobních údajů na základě souhlasu

(1)   Pouze se souhlasem Klienta nebo Subjektu údajů může Společnost zpracovávat osobní údaje a veškeré další informace týkající se Subjektu údajů, které tento Subjekt údajů sdělil nebo sdělí Společnosti, nebo které byly Společností oprávněně získány od třetích osob či které Společnost získala ze své vlastní činnosti za účely uvedenými v tomto článku 2. těchto Zásad.

(2)   Společnost sbírá souhlasy Subjektů údajů proto, aby mohla výše uvedené osobní údaje a další informace Subjektů údajů shromažďovat, uchovávat a dále zpracovávat za účelem

a)      zasílání obchodních sdělení Společnosti včetně nabídky doplňkových služeb souvisejících se Smlouvou (servisní služby, asistenční služby, financování atd.).

Za tímto účelem může dojít rovněž k poskytování osobních údajů Subjektů údajů v rozsahu identifikačních údajů a údajů o průběhu obchodního jednání souvisejícího se sjednáním pojištění za účelem marketingové nabídky výrobků a služeb osobám majetkově propojeným se Společností (dále jen „Propojené osoby“), konkrétně:

  • Porsche Česká republika s.r.o. (importér vozidel značky Volkswagen, Volkswagen Užitkové vozy, Audi a SEAT)
  • Volkswagen Bank Gesellschaft mit beschränkter Haftung
  • Volkswagen AG

Se všemi marketingovými aktivitami Společnosti uvedenými v tomto odstavci (2) souvisí i analýza dřívějších vztahů Klienta se Společností včetně analýzy služeb a produktů, které Společnost Klientovi dříve poskytla/poskytovala nebo zprostředkovala, a to především z důvodu, aby Společnost mohla Klientovi dále nabídnout či zprostředkovat produkt, který by jej mohl nejvíce zajímat.

Odmítnutí udělení tohoto souhlasu ze strany Klienta či jiného Subjektu údajů nemá žádný vliv na možnost sjednání pojištění či zprostředkování uzavření Smlouvy; i v případě neudělení tohoto souhlasu je Společnost oprávněna zasílat Subjektům údajů obchodní sdělení týkající se obdobných služeb (přímý marketing) na adresu, emailovou adresu či prostřednictvím SMS na telefonní číslo adresáta ve smyslu § 7 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů, pokud daný adresát předem nevyjádří svůj nesouhlas s tímto marketingovým oslovováním.

3. Doba, na kterou se uděluje souhlas

(1)   Souhlas se zpracováním osobních údajů poskytnutých za podmínek a pro účely stanovené v předchozím odstavci 2.(2) těchto Zásad se uděluje na dobu 1 roku od poskytnutí tohoto souhlasu, pokud nedojde k uzavření Smlouvy. V případě, že dojde ke sjednání pojištění prostřednictvím Společnosti, resp. ke zprostředkování uzavření Smlouvy mezi Subjektem údajů a Pojišťovnou, uděluje se tento souhlas na dobu trvání smluvního vztahu založeného Smlouvou a na dobu dalších 3 let od data ukončení smluvního vztahu založeného Smlouvou.

4. Informace o zpracování osobních údajů na základě jiného právního důvodu než je souhlas

(1)   Společnost může i bez souhlasu Klienta či jiných Subjektů údajů shromažďovat, uchovávat a dále zpracovávat veškeré informace a osobní údaje Klienta či jiného Subjektu údajů (včetně rodného čísla, pokud zpracování rodného čísla vyplývá ze zvláštního právního předpisu), které byly Společnosti ze strany Subjektu údajů sděleny, které byly Společností v souvislosti s žádostí Klienta o sjednání pojištění, resp. o zprostředkování uzavření Smlouvy nebo v souvislosti s realizací navazujících úkonů Společnosti jakožto pojišťovacího agenta oprávněně získány od třetích osob či které Společnost získala z vlastní činnosti, a to za účelem:

      a)         jednání za účelem sjednání pojištění, resp. uzavření Smlouvy nebo v souvislosti se zprostředkováním uzavření Smlouvy;

      b)         odesílání údajů včetně rodného čísla do České kanceláře pojistitelů (dále jen „ČKP“) za účelem prověření bezeškodného průběhu;

      c)         plnění práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu založeného Smlouvou a z postavení Společnosti jakožto pojišťovacího agenta;

      d)         uplatňování a správy nároků plynoucích ze Smlouvy, případně pro účely dokazování a obrany v případě potenciálního sporu;

      e)         hlášení pojistných událostí;

      f)         plnění povinností, které Společnosti stanoví obecně závazné právní předpisy (např. zákon č. 277/2009 Sb., o pojišťovnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 38/2004 Sb., o pojišťovacích zprostředkovatelích a likvidátorech pojistných událostí, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů, daňové a účetní předpisy apod.).

 

(2)   Pro účely plnění právních povinností vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů, může Společnost pořizovat fotokopie dokladů totožnosti Klienta (se souhlasem Klienta) a evidovat Klientovo rodné číslo.

(3)   Společnost může využívat rodné číslo Klienta také za účelem Klientovy jedinečné identifikace především v rámci vyhledávání v databázi ČKP pro případné ověření bezškodného průběhu, či za účelem ověřování a přihlašování pohledávek v rámci potenciálního řízení o insolvenci. V rámci komunikace se Společností provádí Společnost Klientovu jednoznačnou identifikaci především prostřednictvím jedinečných identifikátorů, jako jsou číslo smlouvy, číslo klienta, registrační značka vozidla nebo IČO; v případě Klientova zájmu však Společnost může provést Klientovu jedinečnou identifikaci za pomocí Klientova rodného čísla, jehož sdělením zaměstnanci Společnosti Klient uděluje Společnosti souhlas se zpracováním tohoto rodného čísla pro konkrétní případ.

(4)   Osobní údaje Klienta zpracovávané Společností bez potřeby získávat Klientův souhlas na základě jiného právního důvodu dle písmen a) až e) odstavce 4.(1) těchto Zásad bude Společnost uchovávat po dobu 1 roku od jejich získání, pokud nedojde k uzavření Smlouvy. V případě, že dojde ke sjednání pojištění a uzavření Smlouvy, budou Klientovy osobní údaje uchovávány nejdéle po dobu 11 let od data splnění veškerých finančních závazků Klienta ze Smlouvy nebo od data ukončení smluvního vztahu, pokud Klientovy závazky byly splněny před zánikem Smlouvy.

(5)   Osobní údaje, které Společnost zpracovává za účelem plnění povinností ze Smlouvy a z postavení Společnosti jako pojišťovacího agenta, budou uchovány a zpracovány po dobu trvání Smlouvy.

(6)   Osobní údaje, které Společnost zpracovává za účelem plnění svých povinností vyplývajících z právních předpisů, budou uchovávány minimálně po dobu stanovenou v těchto právních předpisech.

5. Komunikace související s průběhem Smlouvy prostřednictvím prostředků komunikace na dálku

(1)   Poskytnutím e-mailové adresy či telefonního čísla Společnosti Klient souhlasí s tím, aby v souvislosti s Klientovou žádostí o sjednání pojištění, resp. zprostředkování uzavření Smlouvy a dále po celou dobu trvání Klientova vztahu s Pojišťovnou a se Společností jakožto pojišťovacím agentem Společnost s Klientem komunikovala v rámci kteréhokoliv smluvního vztahu, na základě kterého Klientovi Společnost zprostředkovala pojištění či poskytuje jiné služby, prostřednictvím prostředků komunikace na dálku. Společnost tedy může zasílat veškeré písemnosti, včetně smluvní dokumentace obsahující Klientovy osobní údaje, jakož Klienta také informovat či s Klientem jinak komunikovat v souvislosti s Klientovými smlouvami skrze tyto prostředky komunikace na dálku uvedené výše (tzn. emailem a/nebo SMS). Pokud by Klient neměl zájem o tento způsob komunikace ve smluvních záležitostech, může kontaktovat Společnost a informovat ji o tom. V takovém případě s Klientem bude Společnost nadále komunikovat v rámci smluvních záležitostí prostřednictvím Klientovy kontaktní poštovní adresy.

(2)   V případě telefonické komunikace se Společností bude takovýto telefonní hovor nahráván pro účely zdokumentování projevu vůle Klienta (či jiného volajícího jakožto Subjektu údajů) souvisejícího zejména se sjednáním pojištění a zprostředkování uzavření Smlouvy. Nahrávka telefonního hovoru může být Společností uchována po dobu až 5 let. Současně Klient souhlasí, že nahraný hovor bude využit ke kontrole a zlepšování kvality služeb poskytovaných call centrem Společnosti. O této skutečnosti bude Subjekt údajů při komunikaci s call centrem Společnosti vždy poučen na začátku telefonátu, stejně jako o možnosti nepokračovat v hovoru a využít jiný z prostředků komunikace v případě, pokud nesouhlasí se zaznamenáváním obsahu telefonického rozhovoru.

6. Způsob zpracování osobních údajů

(1)   Osobní údaje Klienta či jiných Subjektů údajů budou Společností zabezpečeně uchovány v elektronické nebo listinné podobě a Společnost tyto osobní údaje může zpracovávat manuálně či automatizovaným způsobem. Identifikační a jiné osobní údaje Klienta či jiných Subjektů údajů budou vedeny v informačních systémech Společnosti společně s veškerými údaji a informacemi o osobě Klienta či jiného Subjektu údajů, bonitě, platební morálce a dalších majetkových poměrech, které Společnosti Klient či jiný Subjekt údajů poskytne, nebo které Společnost získá od třetích osob nebo z vlastní činnosti.

(2)   Společnost může Klientovy osobní údaje anonymizovat a na základě těchto anonymních údajů může vytvářet agregované finanční reporty zasílané především své mateřské společnosti – Volkswagen Bank Gesellschaft mit beschränkter Haftung, či provádět správu nestandardně ukončených Smluv.

(3)   Při jednání o sjednání pojištění, resp. zprostředkování uzavření Smlouvy mohou veškeré nebo některé činnosti předcházející uzavření Smlouvy pro Společnost zajišťovat třetí osoby, zejména obchodníci obchodní sítě VWFS a jiní zprostředkovatelé pojistných produktů, kterým mohou být zpřístupněny Klientovy osobní údaje. Tyto třetí osoby tak mohou vystupovat v pozici zpracovatele osobních údajů a zpracovávat osobní údaje Klientů či jiných Subjektů údajů jménem a dle pokynů Společnosti. Také za účinnosti Smlouvy mohou některé činnosti pro Společnost vykonávat třetí osoby (jako např. poskytovatelé asistenčních a servisních služeb, kterým mohou být v souladu s těmito Zásadami poskytnuty osobní údaje Klienta). Kompletní a aktuální seznam zpracovatelů a dalších příjemců osobních údajů spolupracujících se Společností je dostupný na vyžádání.

7. Předání osobních údajů

(1)   S některými druhy zpracování osobních údajů např. zpracování za účelem prověřování rizik obchodů, které Klient uzavře s Propojenými osobami (viz definice výše) nebo o jejichž uzavření s kteroukoliv Propojenou osobou Klient vede jednání, nedílně souvisí předávání Klientových osobních údajů v rozsahu identifikačních údajů (včetně rodného čísla) a údajů sloužících k posouzení Klientovy důvěryhodnosti, bonity a platební morálky těmto Propojeným osobám.

8. Práva subjektů údajů

(1)   Klient má právo požadovat od Společnosti informace, zda a v jakém rozsahu jsou Klientovy osobní údaje zpracovány. Dále má Klient v souladu s Nařízením právo požadovat opravu nebo výmaz osobních údajů nebo omezení jejich zpracování, právo vznést námitku proti tomuto zpracování, jakož i právo na přenositelnost osobních údajů a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

9. Kontaktní údaje

(1)   Společnost ŠkoFIN s.r.o. lze kdykoliv kontaktovat prostřednictvím kontaktního formuláře na internetové stránce www.vwfs.cz (preferovaný kontakt), kde je také možné uplatnit veškerá práva Subjektů údajů. Další kontaktní údaje:

e-mailová adresa:  klient@vwfs.cz

telefonní číslo:       +420 224 992 410

poštovní adresa:    Pekařská 635/6, Jinonice, 155 00 Praha 5

(2)   Pověřenec pro ochranu osobních údajů Společnosti je dostupný prostřednictvím následujících kontaktních údajů:

e-mailová adresa:  DPO@vwfs.cz

telefonní číslo:       +420 224 992 410

poštovní adresa:    zasílejte „k rukám DPO“ na adresu Pekařská 635/6, Jinonice, 155 00 Praha 5

10. Účinnost těchto Zásad

(1)   Tyto Zásady byly naposledy aktualizovány dne 25. 5. 2018.

 

Další dokumenty, které popisují, jak společnost ŠkoFIN s.r.o. chrání soukromí a nakládá s osobními údaji, jsou dostupné zde: